無料でやる手順

以下の手順は全部無料で行えます。それぞれのステップに、ChatGPT/Claudeにそのまま貼れるプロンプトを用意しています。

  1. 1. 返信メールの下書きに必要な情報を整理する

    まず、受信メールの本文の中から返信メールの下書きに必要な要点を抜き出します。

    コピペ用プロンプト

    以下は受信メールの本文です。
返信メールの下書きに必要な要点を箇条書きで抜き出してください。
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（受信メールの本文を貼り付ける）

  2. 2. 返信メールの下書きのたたき台を作る

    抜き出した要点をもとに、返信メールの下書きを作成します。

    コピペ用プロンプト

    以下の要点をもとに、ビジネスメールとして丁寧すぎず失礼のない形で返信メールの下書きを作成してください。
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（ステップ1の要点を貼り付ける）

  3. 3. トーンと内容を微調整する

    AIが作ったたたき台を、用途に合わせて整えます。

    コピペ用プロンプト

    以下の返信メールの下書きを、ビジネスメールとして丁寧すぎず失礼のない用途に合わせてトーンと長さを調整し、最終版として体裁を整えてください。
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（ステップ2のたたき台を貼り付ける）

うまくいかないときの対処

  • AIの出力が長すぎる/短すぎる

    プロンプトに「400字以内」「3パターン出して」など、長さや項目数を具体的に指示し直してください。

  • トーンが相手や場面に合わない

    「上司宛」「取引先宛」「SNS風」「カジュアルすぎない」など、相手や用途を追加で伝えて再作成させてください。

よくある質問

Q. ChatGPT/Claudeの無料版でもできますか？
A. テキストを貼り付ける分には無料版でも十分です。1回の入力が長い場合は、文章を数回に分けて渡してください。
Q. 個人情報や機密情報をAIに入れても大丈夫ですか？
A. 個人情報・機密情報は匿名化するか、個人名を[山田]のように伏せ字にしてからAIに渡してください。セキュリティ要件が高い場合は、組織プランやローカル環境を検討してください。
Q. 上司や取引先に使う文章でも使えますか？
A. 使えます。プロンプトで「上司宛」「取引先宛」「社内連絡」など相手を明示すれば、丁寧さやトーンを自動で調整できます。最終確認は忘れずに行ってください。

毎回これをやるのが面倒な人向け

無料手順は上のとおりです。毎回メール返信の下書きを作る作業が面倒な人向けに、メール返信の自動化を固定化した実物もあります。

ASMのメール返信の自動化を見る