無料でやる手順
以下の手順は全部無料で行えます。それぞれのステップに、ChatGPT/Claudeにそのまま貼れるプロンプトを用意しています。
1. クレーム対応の返信下書きに必要な情報を整理する
まず、クレームの内容の中からクレーム対応の返信下書きに必要な要点を抜き出します。
コピペ用プロンプト
以下はクレームの内容です。 クレーム対応の返信下書きに必要な要点を箇条書きで抜き出してください。 --- （クレームの内容を貼り付ける）2. クレーム対応の返信下書きのたたき台を作る
抜き出した要点をもとに、クレーム対応の返信下書きを作成します。
コピペ用プロンプト
以下の要点をもとに、誠意を示しつつ、論点を整理したビジネス文書としての形でクレーム対応の返信下書きを作成してください。 --- （ステップ1の要点を貼り付ける）3. トーンと内容を微調整する
AIが作ったたたき台を、用途に合わせて整えます。
コピペ用プロンプト
以下のクレーム対応の返信下書きを、誠意を示しつつ、論点を整理したビジネス文書としての用途に合わせてトーンと長さを調整し、最終版として体裁を整えてください。 --- （ステップ2のたたき台を貼り付ける）
うまくいかないときの対処
- トーンが相手や場面に合わない
「上司宛」「取引先宛」「SNS風」「カジュアルすぎない」など、相手や用途を追加で伝えて再作成させてください。
- 内容が実際と違う
入力情報を確認し、不足や誤解を補足してください。固有名詞・日付・金額は特に注意が必要です。
よくある質問
- Q. ChatGPT/Claudeの無料版でもできますか？
- A. テキストを貼り付ける分には無料版でも十分です。1回の入力が長い場合は、文章を数回に分けて渡してください。
- Q. 個人情報や機密情報をAIに入れても大丈夫ですか？
- A. 個人情報・機密情報は匿名化するか、個人名を[山田]のように伏せ字にしてからAIに渡してください。セキュリティ要件が高い場合は、組織プランやローカル環境を検討してください。
- Q. 上司や取引先に使う文章でも使えますか？
- A. 使えます。プロンプトで「上司宛」「取引先宛」「社内連絡」など相手を明示すれば、丁寧さやトーンを自動で調整できます。最終確認は忘れずに行ってください。
毎回これをやるのが面倒な人向け
無料手順は上のとおりです。毎回クレーム対応の返信を考える作業が面倒な人向けに、クレーム対応支援を固定化した実物もあります。
ASMのクレーム対応支援を見る